法人ギフト配送台帳の作り方｜重複・誤記・問い合わせを防ぐ

この記事でわかること

台帳に記録する項目と記入例
取引先担当者の個人情報の扱い
請求書・領収書の保存期間と電子データの保存
交際費の判断に使う記録と運用のルール

台帳に記録する項目

1件の贈答を1行にし、次の項目をそろえます。表計算ソフトでも、社内の申請システムでも構いません。

区分	項目	記入のポイント
贈答の内容	贈答先の会社名、お祝いの種類、承認者	会社名は正式な商号で。同じ慶事への重複を探すときの手がかりになる
商品	注文先、商品名、金額（税込）、立札の文面	立札は注文確認メールの記載をそのまま転記する
配送	注文日、注文番号、お届け日、受取担当者の部署	注文番号があれば問い合わせがすぐできる
確認の記録	先方に受け取りを確認した日と相手、写真・完了連絡の受信日	口頭で確認した内容も日付とともに残す
経理	請求書・納品書・領収書の受領日、インボイスとして使う書類	書類の保存場所（ファイル名）も書く

インボイスとして使う書類は注文先によって違います。たとえばHitoHanaはFAQで、領収書には登録番号の記載がなく適格請求書（インボイス）として使えず、納品書が適格請求書として扱われると案内しています（2026-10-14確認）。台帳に「どの書類を保存したか」の欄を設けておくと、経理への受け渡しで迷いません（法人ギフトの請求書・インボイス管理）。

取引先担当者の個人情報の扱い

台帳には先方の担当者名や役職、場合によっては個人あての届け先が入ります。これらは個人情報に当たるため、個人情報保護法に沿った取り扱いが必要です。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、利用目的の特定、データ内容の正確性の確保、安全管理措置（組織的・人的・物理的・技術的な措置など）について定めています。

記録するのは贈答の手配に必要な範囲にとどめる（自宅住所などは原則として載せない）
閲覧・編集できる人を総務や秘書など担当者に限る
人事異動や社名変更の情報を受けたら、その都度更新する
使わなくなった個人のデータは、社内の規程に沿って削除する

社内での具体的な取り扱いは、自社の個人情報の担当部署に確認してください。

書類の保存期間と電子データ

国税庁のタックスアンサーNo.5930によると、法人は帳簿と取引に関して作成・受領した書類を、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間（青色申告の事業年度に欠損金が生じた場合などは10年間）保存します。台帳の記録も、関係する請求書や領収書と同じ期間は残しておくと、後から照合できます。

また国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】は、メールで受け取った請求書や領収書のPDF、ウェブサイトからダウンロードしたデータなどを電子取引の例に挙げています。これらはデータのまま保存する必要があるため、台帳の「保存場所」欄にはファイルの保存先を書いておきます。

交際費の判断に使う記録

国税庁の租税特別措置法関係通達は、得意先や仕入先など社外の者の慶弔・禍福に際して支出する金品の費用を、交際費等に含まれる費用の例に挙げています。祝い花がどの区分になるかを経理が判断するには、「誰に」「何のお祝いで」贈ったかの記録が欠かせません。台帳の贈答先とお祝いの種類の欄がその根拠になります。区分の考え方は法人ギフトの勘定科目、最終的な判断は経理担当者や税理士に確認してください。

相談先・申込先の選び方

台帳の記入を楽にするには、注文番号・注文内容・立札の文面がメールで残り、請求書や納品書の発行方法が明示されている注文先を選びます。複数の部署が同じ注文先を使う場合は、法人会員の登録や請求書払いの窓口を一本にまとめると、二重発注にも気づきやすくなります（注文先データベース）。

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本数・輪数・立札の書き方と、お届け日時の指定ができるかを確認してから注文してください。

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よくある質問

台帳はいつまで保存すればよいですか？

国税庁は法人の帳簿書類の保存期間を原則7年間（欠損金が生じた事業年度などは10年間）としています。台帳の記録も、関係する請求書・領収書と同じ期間を目安に残しておくと照合に使えます。

先方担当者の名前を台帳に書いてもよいですか？

贈答の手配に必要な範囲であれば記録できますが、個人情報として扱います。閲覧できる人を限り、不要になった情報は社内規程に沿って削除してください。

二重発注を防ぐにはどうすればよいですか？

贈答先の会社名とお祝いの種類で台帳を検索できるようにし、手配の前に必ず確認する運用にします。注文窓口を総務などに一本化する方法もあります。

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参考にした公式情報

確認日：2026-10-14

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